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如何更好地管理檔案密集柜里的資料

如何更好地管理檔案密集柜里的資料

作者:北京密集柜 來源:m.theweddingtailors.com 發(fā)表時(shí)間:2014-5-22 瀏覽:次  百度一下

檔案密集柜是存儲(chǔ)大量資料的一種非常常用的密集存儲(chǔ)裝具, 即便是在當(dāng)今這個(gè)數(shù)字化 的時(shí)代,很多文書工作及檔案管理也是非常需要這種實(shí)體裝具的。它具有存儲(chǔ)量大,便于存 取及管理等特點(diǎn), 目前在各種檔案局包括大中型企業(yè)中運(yùn)用的都非常普遍。 那么作為這么個(gè) 大型的檔案裝具, 里面的資料該如何歸類整理呢?一般都怎么進(jìn)行管理呢?我們來參考下北京密集架為您整理的檔案管理總局下發(fā)的檔案管理規(guī)定吧! 
 
第一章、總則 第一條 為加公司檔案管理工作,有效地保護(hù)和利用檔案,維護(hù)公司合法權(quán)益,特制訂 本規(guī)定。
第二條 本規(guī)定所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各級(jí)部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企 業(yè)管理、 公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有辦存價(jià)值的各種文字、 圖表、 賬冊(cè)、 憑證、 報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。
第三條 公司及各部門、員工有保護(hù)檔案的義務(wù)。
第四條 檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級(jí)保管、分級(jí)查閱的原則,進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理。 第二章、檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)
第五條 公司各部門指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作(即資料員) 。
 第六條 檔案工作由公司總經(jīng)理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),辦公室負(fù)責(zé)接收,收集、整理、立卷、保管 由附件二指定的由辦公室保管的檔案和提供其利用工作,并監(jiān)督各部門、各下屬子公司、各 參股公司、各合資合作公司的檔案工作。
第七條 辦公室應(yīng)逐步完善檔案制度,確保檔案安全和方便利用,采用科學(xué)手段,逐步 實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

 第三章、檔案的管理 第八條 整理辦法:
 1. 方法:以問題特征為主,立小卷,一事一卷。
 2. 步驟: A. 收集 文書檔案:當(dāng)年立前一年的卷,并預(yù)立當(dāng)年的卷。 企業(yè)科技檔案類:立竣工工程卷,未竣工工程資料整理成冊(cè)。
B. 整理 根據(jù)分類和成立時(shí)間整理。
C. 分類 根據(jù)下述分類方法分類
D. 立卷 區(qū)分不同價(jià)值確定保管期限:永久、長期、短期。
第九條 過程管理:
1. 屬于公司保管的檔案:公司及各下屬子公司的各部門的資料員做好平時(shí)文件的預(yù)立 卷工作, 并在事件結(jié)束后或在每季頭一個(gè)月的十日前將上季需歸檔的預(yù)立卷的文件整理成冊(cè) 移交辦公室保管,任何人不得據(jù)為己有。

2. 屬部門保管的檔案:在每季頭一個(gè)月十日前匯編成冊(cè)上報(bào)辦公室,各分級(jí)保管者在 每年的二月十日前將檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄交辦公室。
 第十條 監(jiān)督:辦公室根據(jù)各部門和各部門上報(bào)的檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄,進(jìn) 行定期或不定期的檢查,來監(jiān)督各部門及各部門檔案的管理工作。
第十一條 銷毀:須報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn),銷毀時(shí)應(yīng)有兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷,并在清單上簽字。
第十二條 公司檔案的分類及編號(hào):指定資料員經(jīng)辦公室培訓(xùn)后,按有關(guān)檔案分類及編 號(hào)要求操作。
第十三條 在業(yè)務(wù)中對(duì)外簽署的各種經(jīng)濟(jì)合同按《合同管理規(guī)定》處理。
第十四條 借閱:因公司需要借閱文檔的,應(yīng)填好檔案查閱單,員工不得隨意外帶有關(guān) 公司重要的文件材料,確因工作需要外帶,需辦理檔案外借手續(xù),經(jīng)辦公室核準(zhǔn)后,方可帶 出,用畢即歸還。閱檔人對(duì)所借閱檔案必須妥善保管,不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、 劃線等,更不能隨意亂放,以免遺失。
第十五條 分級(jí)查閱:具體的查閱分檔,公司擁有絕對(duì)的制定權(quán)。
 第四章、檔案備份制度
第十六條 公司所有有價(jià)值的文件、報(bào)表、業(yè)務(wù)記錄等必須備份。
第十七條 各部門應(yīng)盡量采用電腦管理和工作,便于業(yè)務(wù)資料的數(shù)字化處理和保存。對(duì) 存入電腦的資料、檔案,按《計(jì)算機(jī)管理辦法》管理。
第十八條 備份盤與源盤應(yīng)分開存放,公司的備份盤應(yīng)在公司外保存。
第五章、處理?xiàng)l例 第十九條 有下列行為之一,據(jù)情節(jié)輕重,給予50~500元扣薪處理,若構(gòu)成犯罪依法追 究刑事責(zé)任:
1. 毀損、丟失或擅自銷毀企業(yè)檔案
2. 擅自向外界提供、抄摘企業(yè)檔案
3. 涂改、偽造檔案
4. 未及時(shí)上報(bào)歸檔或管理不善的檔案管理者
5. 未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級(jí)查閱者(檔案管理者同罰)
第六章、責(zé)任 第二十一條 本制度適用于偉凡公司各員工各部門。 第二十二條 本制度監(jiān)督責(zé)任部門為公司辦公室,第一責(zé)任人為各部門指定的資料員; 第二責(zé)任人為資料員所在部門的部門經(jīng)理 看完了這些個(gè)規(guī)則, 你是不是對(duì)檔案密集柜里的管理鋪排更為了解了呢?嗯! 只要有一 定的存儲(chǔ)規(guī)則, 再復(fù)雜的數(shù)據(jù)資料也會(huì)被清晰的分類規(guī)范的, 相信自己, 你就可以做的到哦!